Zapisnik sa sastanka: primjeri za tvrtku i suvlasnike zgrade

Zapisnik sa sastanka u nekoliko redaka kaže tko je bio na sastanku, što je zaključeno i tko što radi do kada. Raspravu ne prepisuješ: uz svaku točku dnevnog reda zapišeš bit i zaključak, a zadatke s nositeljem i rokom.

Ispod su primjeri za tvrtku, suvlasnike zgrade i roditeljski sastanak, česte greške i zapisnik iz snimke uz AI.

Što mora imati zapisnik sa sastanka

1. Zaglavlje: datum, vrijeme i mjesto, nazočni i odsutni, tko vodi i tko piše.
2. Dnevni red: točke iz poziva. Prva je često usvajanje prethodnog zapisnika.
3. Tijek i zaključci: uz svaku točku (Ad 1., Ad 2. …) dvije-tri rečenice i numerirani zaključak.
4. Zaduženja: zadatak, nositelj i rok, najbolje u tablici.
5. Završetak: kad je sastanak završio i kad je sljedeći.

Raspravu piši u perfektu i trećem licu („Tim je usporedio dvije ponude.“), a zaključak kao jasnu odluku („Rezervacije se otvaraju 1. 12.“). Ocjene poput „plodna rasprava“ ne idu u zapisnik. Prazan obrazac je na stranici Zapisnik sa sastanka.

Primjer zapisnika poslovnog sastanka

Tjedni sastanak voditelja odjela u splitskom hotelu koji se priprema za sezonu.

ZAPISNIK 9. sastanka voditelja odjela

• Četvrtak, 22. 10. 2026., od 9:00 do 10:05, dvorana za sastanke
• Nazočni: Marko Perić (direktor, vodi sastanak), Ivana Babić (prodaja), Luka Jurić (tehnička služba), Petra Kovačević (ljudski resursi)
• Odsutna: Ana Knežević (recepcija, opravdano)
• Zapisničarka: Petra Kovačević

Dnevni red: 1. Usvajanje zapisnika 8. sastanka, 2. Rezervacije za sezonu 2027., 3. Obnova kupaonica, 4. Sezonski radnici

Tijek sastanka i zaključci

• Ad 1. Zapisnik 8. sastanka usvojen je bez primjedbi.
• Ad 2. Ivana je predložila popust za rane rezervacije za cijelu sezonu, a Marko samo za svibanj, lipanj i rujan jer su srpanj i kolovoz ionako puni.
  • Zaključak 1: Rezervacije za 2027. otvaraju se 1. 12. 2026. Popust od 10 % vrijedi za boravke u svibnju, lipnju i rujnu.
• Ad 3. Stigle su dvije ponude za obnovu 12 kupaonica, slične po cijeni, a različite po roku izvođenja.
  • Zaključak 2: Izvođač se bira na sljedećem sastanku, kad stigne i treća ponuda.
• Ad 4. Za sezonu treba 14 sezonskih radnika, od toga šest u kuhinji.
  • Zaključak 3: Oglas se objavljuje do 15. 11., ranije nego prošle godine.

Zaduženja

Sastanak je završio u 10:05. Sljedeći sastanak: četvrtak, 5. 11. 2026., u 9:00.

U točki 3 dogovora nije bilo, pa zapisnik to kaže i navodi što se radi do sljedećeg sastanka.

Primjer zapisnika sa sastanka suvlasnika zgrade

Za sastanak suvlasnika pravila postavlja Zakon o upravljanju i održavanju zgrada, na snazi od 1. siječnja 2025. Prema članku 37.:

• na početku sastanka nazočni suvlasnici većinom glasova biraju zapisničara;
• zapisnik sadrži podatke o zgradi, mjesto i vrijeme sastanka, način održavanja, nazočne, dnevni red, iznesene prijedloge, donesene odluke i kako su suvlasnici glasovali;
• potpisuju ga (ili e-poštom daju suglasnost na sadržaj) osoba koja je sazvala sastanak, zapisničar, svi nazočni suvlasnici i upravitelj zgrade ako je bio nazočan.

Odluka je donesena kad je podrži natpolovična većina suvlasnika (članak 39.), odnosno suvlasnici s više od polovice suvlasničkih dijelova upisanih u zemljišne knjige ili, ako dijelovi nisu određeni, vrijednosne površine zgrade (članak 4.). Isto načelo stoji u Zakonu o vlasništvu i drugim stvarnim pravima: većina se računa po suvlasničkim dijelovima, a ne po broju suvlasnika (članak 40.), a odluke se donose u pisanom obliku (članak 85.). Zato na sastanak donesi popis stanova s udjelima.

ZAPISNIK sa sastanka suvlasnika zgrade, Ulica Vladimira Nazora 14, Rijeka

• Zgrada s 12 stanova. Srijeda, 21. 10. 2026., od 18:30 do 19:40, uživo, u zajedničkoj prostoriji u prizemlju
• Sazvala: predstavnica suvlasnika Maja Kovač (stan 2). Poziv s dnevnim redom ubačen je u poštanske sandučiće i objavljen na oglasnoj ploči 12. 10.
• Nazočni suvlasnici: stanovi 1, 2, 3, 5, 6, 8, 9 i 11 (imena i potpisi u prilogu), ukupno 66,3 % suvlasničkih dijelova
• Nazočna i upraviteljica zgrade Sanja Marić
• Zapisničar: Tomislav Babić (stan 9)

Dnevni red: 1. Izbor zapisničara, 2. Godišnji program održavanja za 2027., 3. Mjesta za punjenje električnih automobila

Tijek sastanka i odluke

• Ad 1. Nazočni su većinom glasova za zapisničara izabrali Tomislava Babića.
• Ad 2. Upraviteljica je predstavila prijedlog: zamjena ulaznih vrata i popravak oluka.
  • Odluka 1: Program održavanja za 2027. prihvaća se kako je predložen. Za: stanovi 1, 2, 3, 6, 8, 9 i 11 (58,5 %). Protiv: nitko. Suzdržan: stan 5 (7,8 %). Odluka je donesena.
• Ad 3. Suvlasnik stana 8 predložio je dva mjesta za punjenje u dvorištu. Suvlasnici stanova 1, 3 i 5 žele najprije znati cijenu.
  • Prijedlog odluke 2: Postavljaju se dva mjesta za punjenje. Za: stanovi 2, 6, 8 i 9 (35,1 %). Protiv: stanovi 1, 3 i 5 (23,4 %). Suzdržan: stan 11 (7,8 %). Odluka nije donesena. Upraviteljica do 20. 11. pribavlja ponudu za sljedeći sastanak.

Potpisi: sazivačica, zapisničar, nazočni suvlasnici (popis u prilogu), upraviteljica zgrade.

Postoci su udjeli u cijeloj zgradi. Da su se brojale ruke, prijedlog 2 prošao bi s četiri glasa prema tri, ali po udjelima nije. Sve odluke upravitelj dostavlja u Registar zajednica suvlasnika (članak 39.).

Zapisnik roditeljskog sastanka

Taj zapisnik čitaju i roditelji kojih nije bilo, pa datumi i obveze roditelja moraju biti jasni. Prema članku 137. Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi roditelji svakog razrednog odjela biraju jednog člana vijeća roditelja, pa upiši koga ste izabrali.

Zapisnik 1. roditeljskog sastanka 5. b razreda

• Utorak, 15. 9. 2026., od 17:00 do 18:00. Nazočni: razrednica Marina Pavić, roditelji 21 od 25 učenika
• Ad 1. Za člana vijeća roditelja jednoglasno je izabrana Kristina Novak.
• Ad 2. Terenska nastava bit će u svibnju 2027. Škola cijenu javlja do 30. 11.
• Ad 3. Izostanke roditelji javljaju putem e-Dnevnika.

Najčešće greške u zapisniku

• Prepisana rasprava umjesto zaključaka. „Marko je rekao…, Ivana je odgovorila…“ nije zapisnik.
• Zadatak bez nositelja ili roka. „Pogledat ćemo ponude“ ne govori ništa. „Luka do 5. 11. prikuplja treću ponudu“ govori sve.
• Izmišljen zaključak. Ako dogovora nije bilo, napiši to i kad se točka vraća na dnevni red.
• Glasovanje bez rezultata. Upiši tko je bio za, protiv i suzdržan, kod suvlasnika po stanovima i udjelima.
• Osobne stvari u zapisniku za sve. Ocjene, ponašanje ili zdravlje pojedinog djeteta ne idu u zapisnik koji dobivaju svi roditelji.
• Zapisnik nakon dva tjedna. Pošalji ga isti ili sljedeći dan, a na sljedećem sastanku ga prvo usvojite.

Zapisnik sa sastanka iz snimke uz AI

Ako sastanak snimiš, ne moraš pisati dok drugi govore: zapisnik nastaje iz prijepisa, a ti ga pregledaš.

1. Na početku reci nazočnima da snimaš. Kamo snimka ide, piše u politici privatnosti.
2. U Mojim bilješkama (prijava Googleom) otvori novu bilješku, pritisni Snimaj i stavi mobitel ili laptop na sredinu stola. Snimku iz Zooma ili Teamsa dodaješ naredbom Uvezi snimku u izborniku ⋯ bilješke; kako je dobiti, piše u članku kako prepisati Zoom ili Teams sastanak.
3. Kad zaustaviš snimanje, za nekoliko minuta ispod snimke se pojavi prijepis s govornicima (Govornik 1, Govornik 2 …). Prijepis ne zna imena govornika, pa ih napiši u uputu.
4. Otvori Pitaj AI i zalijepi uputu prilagođenu svom sastanku:

Od prijepisa napravi zapisnik sa sastanka.
Sastanak je održan 22. 10. 2026. u Splitu.
Govornik 1 je Marko Perić (direktor),
Govornik 2 je Ivana Babić (prodaja),
Govornik 3 je Luka Jurić (tehnička služba).

Oblik:
- zaglavlje: datum, mjesto, nazočni
- dnevni red kao numerirani popis
- uz svaku točku (Ad 1., Ad 2. …) 2–3 rečenice
  o raspravi i numerirani zaključak
- tablica zaduženja: zadatak, nositelj, rok

Piši u perfektu i u trećem licu.
Ne dodavaj ništa čega nema u prijepisu.
Ako nositelj ili rok nisu dogovoreni,
napiši „nije dogovoreno“.
Uz svaki zaključak navedi vrijeme u snimci.

5. Zapisnik se najprije prikaže u razgovoru. Odaberi Nova bilješka da prijepis ostane netaknut.
6. Prije slanja provjeri zaključke, imena i brojeve. Klikni rečenicu u prijepisu i snimka kreće od tog mjesta.

Redak „Ne dodavaj ništa…“ tu je da AI prazna mjesta ne popuni nagađanjem. Za sastanak suvlasnika dopiši popis stanova s udjelima i zatraži glasove po stanovima, ali zbroj provjeri sam, a zapisnik i dalje potpisuju nazočni. Ako trebaš samo popis zadataka, u razgovoru je gumb Zadaci i dogovori.

Pitaj AI ne izrađuje Word ili PDF datoteku, pa zapisnik kopiraj u e-mail ili dokument. Ako snimku učitaš na početnoj stranici, dobivaš samo prijepis, bez zapisnika. Do siječnja 2027. svaki račun ima Pro besplatno, s do 10 sati prijepisa mjesečno.